Badania wykazują, że aż 85% mężczyzn i 80% kobiet prokrastynuje, czyli zwleka z wykonaniem czynności lub obowiązków. W ten sposób nie tylko zabijają resztki motywacji i odbierają sobie ostatki energii, ale też narażają się na konsekwencje odkładania rzeczy na później, tj. np. stres, nagromadzenie obowiązków, czy nawet utrata pracy. Jak uniknąć prokrastynacji?
Zdarza ci się ciągle odkładać jakieś zadanie na później, chociaż wiesz, że to tylko pogorszy twoją sytuację i będzie źródłem stresu? To właśnie prokrastynacja, która swą nazwę wzięła z łacińskiego procrastinatio, co znaczy „zwlekać”. Dopada nas, kiedy spada poziom motywacji do wykonywania obowiązków, dni się dłużą, nie mamy energii lub łatwo się rozpraszamy. Nie jest zależna od braku czasu na wykonanie danej czynności. Często mamy go aż za dużo, a i tak odkładamy rzeczy na później. Nie pomaga nawet świadomość grożących nam konsekwencji.
Prokrastynacja dostarcza wymówek, dzięki którym czujemy się
lepiej, kiedy coś nam się nie uda. Jednocześnie poprzez
odkładanie rzeczy na później mamy czas na obejrzenie
serialu, przejrzenie internet itp. – spełniamy więc potrzebę
chwilowej przyjemności. To również zniechęca do działania
natychmiast.
Prokrastynacja jest też wpisana w naszą naturę,
ponieważ powoduje ją konflikt między układem limbicznym
a korą przedczołową. Ten pierwszy steruje emocjami
i sprawia, że oczekujemy nagrody za wykonaną pracę
natychmiast. Kora przedczołowa zarządza naszą koncentracją
i pojmowaniem czasu. Od tego, który z tych
doradców wygra, często zależy nasz sukces.
Kiedy mamy do zrobienia coś, czego się boimy, co nie sprawia przyjemności, przytłacza nas lub nudzi, nasz układ limbiczny poszukuje nagrody. Chce, by pojawiła się szybko i wzbudzała choćby chwilową radość, dlatego w takich momentach sięgamy po telefon, przeglądamy strony internetowe, oglądamy filmiki, robimy sobie kolejną kawę, idziemy na zakupy. Wszystko to ma odwlec coś, co jest mniej atrakcyjne. W skrajnych sytuacjach wybieramy nawet mniej pilne, nie tak przytłaczające obowiązki domowe np. zamiast pracować czy się uczyć, sprzątamy, gotujemy, robimy pranie. Daje to poczucie częściowej produktywności i pomaga w usprawiedliwianiu swoich działań.
Pierwszym krokiem w walce z prokrastynacją powinno być więc wyeliminowanie źródeł rozproszenia uwagi:
Warto też uświadomić sobie, czego potrzebujemy, aby pracować lepiej, szybciej i mieć do tego motywację. Może się okazać, że siedzenie za biurkiem nam nie służy i wolimy zabrać termos z kawą i laptopa na ławkę w parku lub rozsiąść się w ulubionym fotelu. Zastanówmy się też, czy potrzebujemy absolutnej ciszy, muzyki, a może pobudzają nas jakieś emocjonalne „nagrody”, np. stawianie sobie wyzwań, ambitne cele.
Jeśli zbyt wiele drobnych codziennych czynności odciąga twoją uwagę
od pracy, poszukaj ułatwień i urządzeń, które pomogą ci
oszczędzić czas lub wykorzystać go inteligentnie. Przykładem mogą
być sprzęty sterowane przy pomocy smartfona. Nowoczesne
ekspresy do kawy De’Longhi
łączą się ze stworzoną dla nich aplikacją, aby jeszcze szybciej
przygotować ulubiony napój i ruszyć dalej, by zrealizować
postawione sobie cele. Nie wychodząc z domowego biura lub nie
odrywając się od obowiązków, możemy sterować ekspresem
i zmieniać jego ustawienia.
To od czego należy zacząć, to ustalenie planu oraz celów krótkoterminowych i długoterminowych, na które wpływ będą miały te mniejsze zadania. Następnie dobrze jest zrobić sobie harmonogram dnia z zaznaczonymi przerwami i etapami tego, co powinniśmy zrobić. Wypiszemy też na kartce wszystkie obowiązki i przypiszemy im priorytety oraz terminy. Pamiętajmy przy tym o zasadzie, że jeśli coś zajmie nam 5 minut, warto to zrobić natychmiast.
Podczas ustalania celów można wspomagać się metodą SMART(ER), która mówi, że mają one być:
• metoda kanapkowa – jeśli trudno zmusić nam się do pracy, wykorzystajmy schemat naprzemienny: obowiązek, przyjemność, obowiązek itd.;
• podział zadania na etapy – warto tutaj zaznaczyć sobie, która
cześć zadania sprawia nam najwięcej trudności lub której się
obawiamy. Ten sposób sprawdza się, kiedy przytłacza nas rozmiar
lub ilość obowiązków;
• -umówienie się ze sobą na daną godzinę – wyznaczenie
konkretnego czasu na zadanie oraz terminu rozpoczęcia pracy to
pierwszy krok do zwiększenia motywacji;
• wizualizacja – warto wyobrażać sobie przyszłość. Co się stanie,
kiedy nie zrobimy zadania? Jak będziemy się czuć po jego
zakończeniu? Sposób ten nie działa, kiedy kieruje nami lęk przed
porażką lub sukcesem;
• metoda GTD (Getting Things Done) – stworzona przez Davida
Allena technika, która polega na tworzeniu list zadań
(podzielonych na priorytety). Dzięki zapisaniu dokładnie
wszystkiego, co musimy danego dnia zrobić, unikamy stresu, jaki
może wywoływać konieczność zapamiętania wielu spraw. Ważna jest
tutaj także analiza obowiązków i podstawowe zasady z nią
związane: rozpoczynanie od spraw najważniejszych, zajmowanie się
tylko jedną rzeczą naraz, niezapisywanie ciągle tych samych zadań
(czyli odkładanie czegoś na później). Metoda ta zakłada też
stwarzanie projektów, które powstają, kiedy dane zadanie wymaga
kilku akcji. Wtedy trzeba podzielić je na etapy i zacząć od
tego, co można zrobić natychmiast;
• metoda ABC – jeśli trudno nam ocenić priorytety, ta technika
powinna nam pomóc. Zakłada podział zadań na grupy. Pierwsza, czyli
A to czynności najpilniejsze, najważniejsze, strategiczne
cele, których jest zazwyczaj około 15% i nie można ich zlecić
komuś innemu. Grupa B to kolejne 20% oznaczające obowiązki
ważne, ale nie pełniące ról kluczowych. Można je delegować komuś
innemu, ale trzeba kontrolować efekty. Pozostałe 65% to grupa C,
czyli zadania o najmniejszym priorytecie, które można
odłożyć;
• metoda ALPEN – jedna z najbardziej efektywnych technik
zarządzania czasem, wymagająca systematyczności i dobrej
organizacji. Wykorzystuje elementy GTD. Dzieli się na etapy:
o A (Aufgaben) – notowanie zadań lub ich zestawów (pogrupowanie
tego, co się ze sobą wiąże);
o L (Länge schätzen) – oszacowanie, ile czasu potrzebujemy na
poszczególne zadania i łącznie na wykonanie całej listy;
o P (Pufferzeiten einplanen) – sporządzenie planu na 60%
dostępnego czasu (40% pozostaje na to, co nagłe);
o E (Entscheidungen treffen) – ustalenie priorytetów;
o N (Nachkontrolle) – kontrolowanie postępu.
Wykorzystując tę metodę, można ją łączyć z innymi technikami zarządzania oraz motywacji. Właśnie ta otwartość, łatwość stosowania i możliwość doboru pasujących nam rozwiązań sprawia, że jest jednym z najskuteczniejszych sposobów na prokrastynację.
Źródła:
Wysyłka
Bezpłatne Zwroty
Bezpieczne płatności
Akceptujemy przelewy online oraz karty kredytowe.
