Prokrastynacja – jak uniknąć odkładania wszystkiego na później?

Prokrastynacja – jak uniknąć odkładania wszystkiego na później?

Prokrastynacja – jak uniknąć odkładania wszystkiego na później?

Badania wykazują, że aż 85% mężczyzn i 80% kobiet prokrastynuje, czyli zwleka z wykonaniem czynności lub obowiązków. W ten sposób nie tylko zabijają resztki motywacji i odbierają sobie ostatki energii, ale też narażają się na konsekwencje odkładania rzeczy na później, tj. np. stres, nagromadzenie obowiązków, czy nawet utrata pracy. Jak uniknąć prokrastynacji?

Czym jest prokrastynacja i co sprzyja odkładaniu na później?

Zdarza ci się ciągle odkładać jakieś zadanie na później, chociaż wiesz, że to tylko pogorszy twoją sytuację i będzie źródłem stresu? To właśnie prokrastynacja, która swą nazwę wzięła z łacińskiego procrastinatio, co znaczy „zwlekać”. Dopada nas, kiedy spada poziom motywacji do wykonywania obowiązków, dni się dłużą, nie mamy energii lub łatwo się rozpraszamy. Nie jest zależna od braku czasu na wykonanie danej czynności. Często mamy go aż za dużo, a i tak odkładamy rzeczy na później. Nie pomaga nawet świadomość grożących nam konsekwencji.

Co sprzyja odkładaniu rzeczy na później?

  • Zła organizacja czasu lub jej brak – brak planu powoduje chaotyczne wykonywanie działań.
  • Stosunkowo zbyt dużo czasu na wykonanie danego zadania – wrażenie, że mamy dużo czasu, sprzyja bagatelizowaniu zadań i odkładaniu ich na później.
  • Popularne rozpraszacze – robienie kilka rzeczy naraz, z telewizorem czy komputerem w tle, częste sięganie po telefon.
  • Choroby i zaburzenia – np. depresja, ADHD.
  • Lęk – strach przed porażką, ale też przed sukcesem. Ponadto lęk przed bezradnością, kiedy zadanie jest zbyt trudne lub przed nudną pracą, gdy jest za mało ambitne;
  • Brak wiary w siebie – strach przed podejmowaniem decyzji, nieufanie swoim umiejętnościom i możliwościom. Pragnienie, by ktoś inny podejmował za nas decyzje i się nami opiekował.

Prokrastynacja dostarcza wymówek, dzięki którym czujemy się lepiej, kiedy coś nam się nie uda. Jednocześnie poprzez odkładanie rzeczy na później mamy czas na obejrzenie serialu, przejrzenie internet itp. – spełniamy więc potrzebę chwilowej przyjemności. To również zniechęca do działania natychmiast.

Prokrastynacja jest też wpisana w naszą naturę, ponieważ powoduje ją konflikt między układem limbicznym a korą przedczołową. Ten pierwszy steruje emocjami i sprawia, że oczekujemy nagrody za wykonaną pracę natychmiast. Kora przedczołowa zarządza naszą koncentracją i pojmowaniem czasu. Od tego, który z tych doradców wygra, często zależy nasz sukces.

Sposoby na prokrastynację: wyeliminuj rozpraszacze

Kiedy mamy do zrobienia coś, czego się boimy, co nie sprawia przyjemności, przytłacza nas lub nudzi, nasz układ limbiczny poszukuje nagrody. Chce, by pojawiła się szybko i wzbudzała choćby chwilową radość, dlatego w takich momentach sięgamy po telefon, przeglądamy strony internetowe, oglądamy filmiki, robimy sobie kolejną kawę, idziemy na zakupy. Wszystko to ma odwlec coś, co jest mniej atrakcyjne. W skrajnych sytuacjach wybieramy nawet mniej pilne, nie tak przytłaczające obowiązki domowe np. zamiast pracować czy się uczyć, sprzątamy, gotujemy, robimy pranie. Daje to poczucie częściowej produktywności i pomaga w usprawiedliwianiu swoich działań.

Pierwszym krokiem w walce z prokrastynacją powinno być więc wyeliminowanie źródeł rozproszenia uwagi:

  • lepiej zrezygnować z aplikacji, które tylko marnują czas;
  • w zasięgu ręki powinny znajdować się tylko te sprzęty, które są niezbędne do wykonania zadania;
  • wcześniej przygotujmy kawę i przekąski, aby nie musieć po nie chodzić do innego pokoju;
  • zrezygnujmy z telewizora i radia (wyjątek stanowi sytuacja, w której lepiej nam się skoncentrować przy muzyce);
  • zróbmy porządek i posegregujmy niezbędne dokumenty. Bałagan nie sprzyja wydajności;
  • jeśli pracujemy przy biurku, niech znajdują się na nim tylko niezbędne przedmioty oraz coś, co nas inspiruje.

Warto też uświadomić sobie, czego potrzebujemy, aby pracować lepiej, szybciej i mieć do tego motywację. Może się okazać, że siedzenie za biurkiem nam nie służy i wolimy zabrać termos z kawą i laptopa na ławkę w parku lub rozsiąść się w ulubionym fotelu. Zastanówmy się też, czy potrzebujemy absolutnej ciszy, muzyki, a może pobudzają nas jakieś emocjonalne „nagrody”, np. stawianie sobie wyzwań, ambitne cele.

Jak uniknąć odkładania na później? Ułatw sobie codzienne obowiązki

Jeśli zbyt wiele drobnych codziennych czynności odciąga twoją uwagę od pracy, poszukaj ułatwień i urządzeń, które pomogą ci oszczędzić czas lub wykorzystać go inteligentnie. Przykładem mogą być sprzęty sterowane przy pomocy smartfona. Nowoczesne ekspresy do kawy De’Longhi łączą się ze stworzoną dla nich aplikacją, aby jeszcze szybciej przygotować ulubiony napój i ruszyć dalej, by zrealizować postawione sobie cele. Nie wychodząc z domowego biura lub nie odrywając się od obowiązków, możemy sterować ekspresem i zmieniać jego ustawienia.

Sposoby na lepsze skupienie i motywację: organizacja czasu

To od czego należy zacząć, to ustalenie planu oraz celów krótkoterminowych i długoterminowych, na które wpływ będą miały te mniejsze zadania. Następnie dobrze jest zrobić sobie harmonogram dnia z zaznaczonymi przerwami i etapami tego, co powinniśmy zrobić. Wypiszemy też na kartce wszystkie obowiązki i przypiszemy im priorytety oraz terminy. Pamiętajmy przy tym o zasadzie, że jeśli coś zajmie nam 5 minut, warto to zrobić natychmiast.



Podczas ustalania celów można wspomagać się metodą SMART(ER), która mówi, że mają one być:

  • S – specific, czyli konkretne – opisane i zdefiniowane prosto. W razie skomplikowanych zadań warto podzielić je na podzadania;
  • M – measurable, czyli mierzalne – tak określone, by dało się liczbami wyrazić stopień wykonania;
  • A – achievable, czyli osiągalne – im bardziej nieosiągalny wydaje się cel, tym bardziej będziemy odczuwać pokusę jego odkładania. Cele trudne i wyjątkowo skomplikowane warto podzielić na prostsze czynności składowe, by uświadomić sobie, że są wykonalne;
  • R – realistic, czyli realistyczne – nie podejmujmy się zadań, które są dla nas absolutnie niewykonalne. Ambicja jest ważną cechą, jednak zbyt ambitne cele mogą generować zbyt duży stres i zniechęcać nas do działania;
  • T – time and cost orientem, czyli osadzone w czasie – każdy cel powinien mieć określony limit czasowy;
  • E – exciting, czyli ekscytujące – tak, jak cele nie powinny być zbyt ambitne, nie mogą być też zbyt proste. Będą nas wówczas nudzić i nie zachęcać do ich podjęcia;
  • R – recorded, czyli zapisane – niezapisanie celu sprzyja o zapomnieniu o nim. Notowanie dodatkowo motywuje do działania.

Warto też wspomagać się poniższymi technikami:

• metoda kanapkowa – jeśli trudno zmusić nam się do pracy, wykorzystajmy schemat naprzemienny: obowiązek, przyjemność, obowiązek itd.;

• podział zadania na etapy – warto tutaj zaznaczyć sobie, która cześć zadania sprawia nam najwięcej trudności lub której się obawiamy. Ten sposób sprawdza się, kiedy przytłacza nas rozmiar lub ilość obowiązków;

• -umówienie się ze sobą na daną godzinę – wyznaczenie konkretnego czasu na zadanie oraz terminu rozpoczęcia pracy to pierwszy krok do zwiększenia motywacji;

• wizualizacja – warto wyobrażać sobie przyszłość. Co się stanie, kiedy nie zrobimy zadania? Jak będziemy się czuć po jego zakończeniu? Sposób ten nie działa, kiedy kieruje nami lęk przed porażką lub sukcesem;

• metoda GTD (Getting Things Done) – stworzona przez Davida Allena technika, która polega na tworzeniu list zadań (podzielonych na priorytety). Dzięki zapisaniu dokładnie wszystkiego, co musimy danego dnia zrobić, unikamy stresu, jaki może wywoływać konieczność zapamiętania wielu spraw. Ważna jest tutaj także analiza obowiązków i podstawowe zasady z nią związane: rozpoczynanie od spraw najważniejszych, zajmowanie się tylko jedną rzeczą naraz, niezapisywanie ciągle tych samych zadań (czyli odkładanie czegoś na później). Metoda ta zakłada też stwarzanie projektów, które powstają, kiedy dane zadanie wymaga kilku akcji. Wtedy trzeba podzielić je na etapy i zacząć od tego, co można zrobić natychmiast;

• metoda ABC – jeśli trudno nam ocenić priorytety, ta technika powinna nam pomóc. Zakłada podział zadań na grupy. Pierwsza, czyli A to czynności najpilniejsze, najważniejsze, strategiczne cele, których jest zazwyczaj około 15% i nie można ich zlecić komuś innemu. Grupa B to kolejne 20% oznaczające obowiązki ważne, ale nie pełniące ról kluczowych. Można je delegować komuś innemu, ale trzeba kontrolować efekty. Pozostałe 65% to grupa C, czyli zadania o najmniejszym priorytecie, które można odłożyć;

• metoda ALPEN – jedna z najbardziej efektywnych technik zarządzania czasem, wymagająca systematyczności i dobrej organizacji. Wykorzystuje elementy GTD. Dzieli się na etapy:

o A (Aufgaben) – notowanie zadań lub ich zestawów (pogrupowanie tego, co się ze sobą wiąże);

o L (Länge schätzen) – oszacowanie, ile czasu potrzebujemy na poszczególne zadania i łącznie na wykonanie całej listy;

o P (Pufferzeiten einplanen) – sporządzenie planu na 60% dostępnego czasu (40% pozostaje na to, co nagłe);

o E (Entscheidungen treffen) – ustalenie priorytetów;

o N (Nachkontrolle) – kontrolowanie postępu.

Wykorzystując tę metodę, można ją łączyć z innymi technikami zarządzania oraz motywacji. Właśnie ta otwartość, łatwość stosowania i możliwość doboru pasujących nam rozwiązań sprawia, że jest jednym z najskuteczniejszych sposobów na prokrastynację.

Źródła: