Najpopularniejsze metody zarządzania czasem – którą wybrać?

Internet aż puchnie od opisu różnych technik, które pomagają lepiej zarządzać swoim czasem i tak planować dzień, aby każda minuta pracy zbliżała nas do realizacji określonych celów. W gąszczu metod warto wyróżnić przynajmniej te cztery:

• Metoda ALPEN

  Prosta i bardzo skuteczna metoda planowania czasu, sprawdzająca się zwłaszcza przy zarządzaniu zadaniami krótkoterminowymi (najczęściej do wykonania w ciągu jednego dnia). Jej nazwa to akronim od niemieckich słów, wskazujących na konkretne czynności, które trzeba zrealizować:

  • A – Aufgaben (zadania) – ustalenie i zapisanie wszystkich obowiązków, które należy wykonać w danym dniu.
  • L – Länge schätzen (szacowanie długości) – określenie, ile czasu zajmie realizacja konkretnych zadań, np. konferencja – 2 godziny, odpisywanie na maile – 2 godziny. Przy każdym zadaniu warto dodać kilka minut na nieprzewidziane sytuacje.
  • P – Pufferzeiten einplanen (przerwy i odpoczynek) – uwzględnienie wszystkich przerw, które pozwolą nam złapać oddech między kolejnymi zadaniami.
  • E – Entscheidungen treffen (priorytety) – określenie najważniejszych zadań, które muszą zostać zrealizowane w danym dniu. Mniej ważne obowiązki możemy wykonać później, delegować komuś innemu albo przełożyć na następny dzień.
  • N – Nachkontrolle (kontrola) – podsumowanie ukończonych prac; sprawdzenie czy wszystkie założenia udało nam się zrealizować w przewidzianym czasie. Taka analiza sprawdza naszą efektywność i pomaga lepiej zaplanować kolejny dzień pracy.
• Zasada 60/40

  Zakłada, aby nie planować dnia co do minuty, ale zostawić sobie ok. 40% czasu na sytuacje nieprzewidziane, które przecież zawsze mogą się pojawić. Mając odpowiedni bufor czasowy minimalizujemy stres, działamy pewniej i skuteczniej. Zasadę tę czasem przedstawia się też w opcji 60/20/20, gdzie 60% czasu stanowią zaplanowane zadania, 20% sytuacje nieprzewidziane i kolejne 20% czynności związane z naszą dodatkową aktywnością i spontanicznymi działaniami.

• Macierz Eishenhowera

  Pozwala ustalić priorytety i ocenić własną produktywność. Matryca dzieli zadania na dwie główne grupy – ważne i pilne. Te pierwsze mają największe znaczenie, ponieważ ich realizacja zbliża nas do osiągnięcia wyznaczonych celów. Te drugie są najczęściej mniej istotne, ale wymagają szybkiej realizacji i nie można ich odłożyć na późniejszy termin. Z połączenia obu kategorii możemy wydzielić 4 podgrupy:

  • Ważne i Pilne – zadania, które powinniśmy wykonać osobiście, w możliwie najszybszym czasie. Ich niewykonanie może przynieść przykre konsekwencje.
  • Ważne i Niepilne – zadania, które są ważne dla realizacji celów, ale nie muszą być wykonane od razu. Należą do nich m.in. planowanie, budowanie relacji, samorozwój czy odpoczynek.
  • Nieważne i Pilne – zadania o małym stopniu ważności, ale wymagające szybkiego działania, np. opłacenie rachunków, przeprowadzenie niektórych rozmów telefonicznych, realizacja cudzych celów. Obowiązki te można delegować komuś innemu.
  • Nieważne i Niepilne– czynności, które zabierają nam sporo czasu, ale nie przynoszą nam żadnego pożytku, jak nadmierne oglądanie telewizji czy śledzenie mediów społecznościowych (niezwiązane z pracą) – najlepiej je całkowicie wyeliminować.
• Praca w blokach czasowych

  Zakłada podzielenie dnia na bloki czasowe, w których zajmiemy się jednym typem zadań. Przykładowo mogą to być:

  • strategie i projekty – czyli praca nad głównymi zadaniami, które powinniśmy wykonać w ciągu dnia,
  • konferencje i spotkania – na żywo i online,
  • odpoczynek – basen, siłownia, fitness, joga itd.

  Ważne, aby po każdym bloku zostawić chwilę czasu na niespodziewane sytuacje i odpoczynek.

  Znajomość różnorodnych technik zarządzania czasem to jedno. Drugie, to umiejętność dopasowania konkretnych metod do własnych potrzeb. To, co sprawdza się u jednych, może nie przynieść żadnych efektów u innych. Dlatego, by znaleźć technikę odpowiednią dla siebie, trzeba najpierw poeksperymentować.

Jak efektywnie planować swój czas?

Zanim zaczniesz szczegółowo rozpisywać plan tygodnia i plan dnia, musisz mieć dobrą bazę i odpowiednią wiedzę o samym sobie. Co warto zrobić na początku?

• Ustal priorytety i wyznacz celeJeśli chcesz poprawić swoją efektywność i osiągnąć sukces (który dla każdego z nas może oznaczać coś zupełnie innego), musisz wiedzieć, dokąd zmierzasz i co konkretnie chcesz osiągnąć. Gdy już to ustalisz, powinieneś uświadomić sobie kolejną rzecz, otóż nie da się zrobić wszystkiego. Doba jest ograniczona i nie można jej dowolnie wydłużyć, nawet jeśli bardzo tego chcemy. Dlatego warto określić, które sprawy i zadania są naprawdę ważne i zbliżają cię do osiągnięcia długoterminowego celu i na nich skupić całą swoją uwagę. Mniej ważne sprawy, które w dłuższej perspektywie do niczego ci się nie przydadzą, można spokojnie odpuścić.
• Nie bierz na siebie za dużo obowiązkówRacjonalne planowanie dnia pokazuje, ile zadań faktycznie jesteśmy w stanie wykonać w określonym czasie. Jeśli lista twoich obowiązków jest zbyt długa, nie będziesz w stanie ich zrealizować, a dodatkowo narazisz się na niepotrzebną frustrację i stres. Lepiej odpuścić kilka zadań, zamiast starać się zrealizować wszystkie, bo w rezultacie żadna z nich nie będzie wykonana prawidłowo.
• Sprawdź, kiedy jesteś najbardziej efektywnyNikt nie jest w stanie pracować z równą wydajnością przez cały dzień. Każdy z nas ma swoje pory, w których pracuje mu się najlepiej i najszybciej. Jedni wykazują największe skupienie rano (stąd nazwa „skowronki”), inni zdecydowanie lepiej pracują w godzinach popołudniowych lub nawet nocnych (tzw. sowy). Warto sobie uświadomić, którym typem jesteś i właśnie na te godziny planować realizację najtrudniejszych i najbardziej wymagających zadań. Dzięki temu możesz wykonać je znacznie szybciej.
• Nie zapominaj o odpoczynkuNastawieni na realizację celu często zapominamy, że nasz organizm potrzebuje momentów wytchnienia i relaksu, aby zregenerować siły i naładować baterie do dalszej efektywnej pracy. Jeśli nie dajemy mu na to szansy, dopada nas stres i zmęczenie, które może powodować spadek koncentracji i uwagi. To z kolei prowadzi do gorszej wydajności i opóźnia realizację zamierzeń. Ciągła praca na wysokich obrotach to również prosta droga do wypalenia zawodowego i utraty zdrowia.

Jeśli nie chcesz do tego dopuścić, nie zapominaj o śnie (zaleca się, by trwał on 7-9 godzin) i krótkich odpoczynkach w ciągu dnia. W ramach relaksu możesz wykonać kilka ćwiczeń rozciągających, wyjść na podwórko lub balkon i odetchnąć świeżym powietrzem albo wypić w spokoju filiżankę ulubionej kawy. Dzięki ekspresom ciśnieniowym De’Longhi ulubiony napój przygotujesz błyskawicznie, po naciśnięciu jednego przycisku, więc nie stracisz ani jednej cennej minuty.

Planowanie w pigułce – o czym pamiętać, by widocznie poprawić swoją efektywność?

Efektywne planowanie i zarządzanie czasem to proces, którego trzeba się nauczyć. Aby uniknąć frustracji i niepowodzeń, staraj się przestrzegać kilku prostych zasad:

• Bez względu na to, z jakiej techniki planowania korzystasz, na początku rozpisz swoje główne cele i założenia na najbliższy rok (możesz podzielić je również w inny sposób, np. na kwartały) – wszystkie zadania, które wykonujesz każdego dnia, powinny zbliżać cię do realizacji głównych zamierzeń.
• Zadania do zrealizowania w poszczególne tygodnie i dni rozpisuj na bieżąco. Najlepiej robić to wieczorem, kiedy masz „czystą” głowę i możesz spokojnie ustalić hierarchię aktywności oraz czas ich wykonania.
• Określ priorytety – najważniejsze sprawy postaraj się wykonywać na początku tygodnia.
• Zaczynaj pracę od wykonania najpilniejszego i najważniejszego zadania.
• Nie wykonuj kilku czynności naraz. W większości wypadków multitasking wcale się nie sprawdza i może sprawić, że żadnego z wyznaczonych zadań nie doprowadzamy do końca. Jeśli chcesz być wydajny, skup się na wykonaniu jednego obowiązku. Zabierz się za kolejny dopiero wtedy, gdy poprzedni będzie już zrealizowany. W ten sposób będziesz w stanie zrobić o wiele więcej.
• Stosuj zasadę 2 minut David’a Allen’a – jeśli masz zadania, których wykonanie zajmie ci mniej niż 2 minuty, zrealizuj je od razu. Dzięki temu nie będziesz niepotrzebnie tracić czasu na ich planowanie.
• Jeśli nie uda ci się wykonać jakiegoś zadania, postaraj się je przenieść na następny dzień – nie odkładaj jego wykonania w nieskończoność.
• Nie planuj szczegółowo każdej chwili – daj sobie czas na działania spontaniczne, nadprogramowe i tzw. nagłe wypadki (dobrze sprawdza się tu metoda 60/20/20).
• Podczas pracy nie przeglądaj kanałów social media (chyba, że twoja praca tego wymaga) – to prawdziwi pożeracze czasu. Z najnowszymi wrzutkami na YouTube, TikToku czy Instagramie możesz zapoznać się później.