Popraw efektywność – planowanie dnia i zarządzanie czasem

Popraw efektywność – planowanie dnia i zarządzanie czasem

Planowanie dnia i zarządzanie czasem – jak zyskać efektywność?

Każdy z nas ma jakiś cele i marzenia, które chcemy spełnić. Jednak zła organizacja czasu sprawia, że droga do ich realizacji stale się wydłuża, a to może wywoływać frustrację i stres. Co zrobić, by poprawić swoją efektywność? Jak planować dzień, aby wykonać wszystkie ważne zadania i mieć chwilę dla siebie i bliskich? Kluczem jest znalezienie odpowiednich technik zarządzania czasem i umiejętne wcielenie ich w życie.

Dlaczego warto świadomie zarządzać swoim czasem?

Bez odpowiedniej organizacji czasu trudno jest osiągnąć zamierzone cele. Planowanie:

  • pomaga zapanować nad organizacyjnym chaosem – dzięki niemu nie tylko wiemy co i kiedy mamy zrobić, ale też lepiej definiujemy swoje cele i nie zaprzątamy sobie głowy mało ważnymi sprawami,
  • pozwala zorientować się, ile tak naprawdę czasu zajmuje nam wykonanie konkretnych czynności, od tych prozaicznych, jak poranna toaleta, po bardziej wymagające, bezpośrednio związane z wykonywaną przez nas pracą. Dzięki temu możemy się lepiej zorganizować,
  • poprawia naszą efektywność i sprawia, że w pełni wykorzystujemy swój potencjał. Dzięki niemu możemy szybciej się rozwijać i łatwiej osiągać zamierzone cele długoterminowe, jak poprawa kondycji fizycznej, zmiana pracy, objęcie wyższego stanowiska, czy (bardziej materialne) kupno nowego samochodu lub wyjazd na wymarzone wakacje.

Najpopularniejsze metody zarządzania czasem – którą wybrać?

Internet aż puchnie od opisu różnych technik, które pomagają lepiej zarządzać swoim czasem i tak planować dzień, aby każda minuta pracy zbliżała nas do realizacji określonych celów. W gąszczu metod warto wyróżnić przynajmniej te cztery:

  • Metoda ALPEN

    Prosta i bardzo skuteczna metoda planowania czasu, sprawdzająca się zwłaszcza przy zarządzaniu zadaniami krótkoterminowymi (najczęściej do wykonania w ciągu jednego dnia). Jej nazwa to akronim od niemieckich słów, wskazujących na konkretne czynności, które trzeba zrealizować:

    • A – Aufgaben (zadania) – ustalenie i zapisanie wszystkich obowiązków, które należy wykonać w danym dniu.
    • L – Länge schätzen (szacowanie długości) – określenie, ile czasu zajmie realizacja konkretnych zadań, np. konferencja – 2 godziny, odpisywanie na maile – 2 godziny. Przy każdym zadaniu warto dodać kilka minut na nieprzewidziane sytuacje.
    • P – Pufferzeiten einplanen (przerwy i odpoczynek) – uwzględnienie wszystkich przerw, które pozwolą nam złapać oddech między kolejnymi zadaniami.
    • E – Entscheidungen treffen (priorytety) – określenie najważniejszych zadań, które muszą zostać zrealizowane w danym dniu. Mniej ważne obowiązki możemy wykonać później, delegować komuś innemu albo przełożyć na następny dzień.
    • N – Nachkontrolle (kontrola) – podsumowanie ukończonych prac; sprawdzenie czy wszystkie założenia udało nam się zrealizować w przewidzianym czasie. Taka analiza sprawdza naszą efektywność i pomaga lepiej zaplanować kolejny dzień pracy.
  • Zasada 60/40

    Zakłada, aby nie planować dnia co do minuty, ale zostawić sobie ok. 40% czasu na sytuacje nieprzewidziane, które przecież zawsze mogą się pojawić. Mając odpowiedni bufor czasowy minimalizujemy stres, działamy pewniej i skuteczniej. Zasadę tę czasem przedstawia się też w opcji 60/20/20, gdzie 60% czasu stanowią zaplanowane zadania, 20% sytuacje nieprzewidziane i kolejne 20% czynności związane z naszą dodatkową aktywnością i spontanicznymi działaniami.

  • Macierz Eishenhowera

    Pozwala ustalić priorytety i ocenić własną produktywność. Matryca dzieli zadania na dwie główne grupy – ważne i pilne. Te pierwsze mają największe znaczenie, ponieważ ich realizacja zbliża nas do osiągnięcia wyznaczonych celów. Te drugie są najczęściej mniej istotne, ale wymagają szybkiej realizacji i nie można ich odłożyć na późniejszy termin. Z połączenia obu kategorii możemy wydzielić 4 podgrupy:

    • Ważne i Pilne – zadania, które powinniśmy wykonać osobiście, w możliwie najszybszym czasie. Ich niewykonanie może przynieść przykre konsekwencje.
    • Ważne i Niepilne – zadania, które są ważne dla realizacji celów, ale nie muszą być wykonane od razu. Należą do nich m.in. planowanie, budowanie relacji, samorozwój czy odpoczynek.
    • Nieważne i Pilne – zadania o małym stopniu ważności, ale wymagające szybkiego działania, np. opłacenie rachunków, przeprowadzenie niektórych rozmów telefonicznych, realizacja cudzych celów. Obowiązki te można delegować komuś innemu.
    • Nieważne i Niepilne– czynności, które zabierają nam sporo czasu, ale nie przynoszą nam żadnego pożytku, jak nadmierne oglądanie telewizji czy śledzenie mediów społecznościowych (niezwiązane z pracą) – najlepiej je całkowicie wyeliminować.
  • Praca w blokach czasowych

    Zakłada podzielenie dnia na bloki czasowe, w których zajmiemy się jednym typem zadań. Przykładowo mogą to być:

    • strategie i projekty – czyli praca nad głównymi zadaniami, które powinniśmy wykonać w ciągu dnia,
    • konferencje i spotkania – na żywo i online,
    • odpoczynek – basen, siłownia, fitness, joga itd.

    Ważne, aby po każdym bloku zostawić chwilę czasu na niespodziewane sytuacje i odpoczynek.

    Znajomość różnorodnych technik zarządzania czasem to jedno. Drugie, to umiejętność dopasowania konkretnych metod do własnych potrzeb. To, co sprawdza się u jednych, może nie przynieść żadnych efektów u innych. Dlatego, by znaleźć technikę odpowiednią dla siebie, trzeba najpierw poeksperymentować.

Jak efektywnie planować swój czas?

Zanim zaczniesz szczegółowo rozpisywać plan tygodnia i plan dnia, musisz mieć dobrą bazę i odpowiednią wiedzę o samym sobie. Co warto zrobić na początku?

  • Ustal priorytety i wyznacz celeJeśli chcesz poprawić swoją efektywność i osiągnąć sukces (który dla każdego z nas może oznaczać coś zupełnie innego), musisz wiedzieć, dokąd zmierzasz i co konkretnie chcesz osiągnąć. Gdy już to ustalisz, powinieneś uświadomić sobie kolejną rzecz, otóż nie da się zrobić wszystkiego. Doba jest ograniczona i nie można jej dowolnie wydłużyć, nawet jeśli bardzo tego chcemy. Dlatego warto określić, które sprawy i zadania są naprawdę ważne i zbliżają cię do osiągnięcia długoterminowego celu i na nich skupić całą swoją uwagę. Mniej ważne sprawy, które w dłuższej perspektywie do niczego ci się nie przydadzą, można spokojnie odpuścić.
  • Nie bierz na siebie za dużo obowiązkówRacjonalne planowanie dnia pokazuje, ile zadań faktycznie jesteśmy w stanie wykonać w określonym czasie. Jeśli lista twoich obowiązków jest zbyt długa, nie będziesz w stanie ich zrealizować, a dodatkowo narazisz się na niepotrzebną frustrację i stres. Lepiej odpuścić kilka zadań, zamiast starać się zrealizować wszystkie, bo w rezultacie żadna z nich nie będzie wykonana prawidłowo.
  • Sprawdź, kiedy jesteś najbardziej efektywnyNikt nie jest w stanie pracować z równą wydajnością przez cały dzień. Każdy z nas ma swoje pory, w których pracuje mu się najlepiej i najszybciej. Jedni wykazują największe skupienie rano (stąd nazwa „skowronki”), inni zdecydowanie lepiej pracują w godzinach popołudniowych lub nawet nocnych (tzw. sowy). Warto sobie uświadomić, którym typem jesteś i właśnie na te godziny planować realizację najtrudniejszych i najbardziej wymagających zadań. Dzięki temu możesz wykonać je znacznie szybciej.
  • Nie zapominaj o odpoczynkuNastawieni na realizację celu często zapominamy, że nasz organizm potrzebuje momentów wytchnienia i relaksu, aby zregenerować siły i naładować baterie do dalszej efektywnej pracy. Jeśli nie dajemy mu na to szansy, dopada nas stres i zmęczenie, które może powodować spadek koncentracji i uwagi. To z kolei prowadzi do gorszej wydajności i opóźnia realizację zamierzeń. Ciągła praca na wysokich obrotach to również prosta droga do wypalenia zawodowego i utraty zdrowia.

Jeśli nie chcesz do tego dopuścić, nie zapominaj o śnie (zaleca się, by trwał on 7-9 godzin) i krótkich odpoczynkach w ciągu dnia. W ramach relaksu możesz wykonać kilka ćwiczeń rozciągających, wyjść na podwórko lub balkon i odetchnąć świeżym powietrzem albo wypić w spokoju filiżankę ulubionej kawy. Dzięki ekspresom ciśnieniowym De’Longhi ulubiony napój przygotujesz błyskawicznie, po naciśnięciu jednego przycisku, więc nie stracisz ani jednej cennej minuty.

Planowanie w pigułce – o czym pamiętać, by widocznie poprawić swoją efektywność?

Efektywne planowanie i zarządzanie czasem to proces, którego trzeba się nauczyć. Aby uniknąć frustracji i niepowodzeń, staraj się przestrzegać kilku prostych zasad:

  • Bez względu na to, z jakiej techniki planowania korzystasz, na początku rozpisz swoje główne cele i założenia na najbliższy rok (możesz podzielić je również w inny sposób, np. na kwartały) – wszystkie zadania, które wykonujesz każdego dnia, powinny zbliżać cię do realizacji głównych zamierzeń.
  • Zadania do zrealizowania w poszczególne tygodnie i dni rozpisuj na bieżąco. Najlepiej robić to wieczorem, kiedy masz „czystą” głowę i możesz spokojnie ustalić hierarchię aktywności oraz czas ich wykonania.
  • Określ priorytety – najważniejsze sprawy postaraj się wykonywać na początku tygodnia.
  • Zaczynaj pracę od wykonania najpilniejszego i najważniejszego zadania.
  • Nie wykonuj kilku czynności naraz. W większości wypadków multitasking wcale się nie sprawdza i może sprawić, że żadnego z wyznaczonych zadań nie doprowadzamy do końca. Jeśli chcesz być wydajny, skup się na wykonaniu jednego obowiązku. Zabierz się za kolejny dopiero wtedy, gdy poprzedni będzie już zrealizowany. W ten sposób będziesz w stanie zrobić o wiele więcej.
  • Stosuj zasadę 2 minut David’a Allen’a – jeśli masz zadania, których wykonanie zajmie ci mniej niż 2 minuty, zrealizuj je od razu. Dzięki temu nie będziesz niepotrzebnie tracić czasu na ich planowanie.
  • Jeśli nie uda ci się wykonać jakiegoś zadania, postaraj się je przenieść na następny dzień – nie odkładaj jego wykonania w nieskończoność.
  • Nie planuj szczegółowo każdej chwili – daj sobie czas na działania spontaniczne, nadprogramowe i tzw. nagłe wypadki (dobrze sprawdza się tu metoda 60/20/20).
  • Podczas pracy nie przeglądaj kanałów social media (chyba, że twoja praca tego wymaga) – to prawdziwi pożeracze czasu. Z najnowszymi wrzutkami na YouTube, TikToku czy Instagramie możesz zapoznać się później.

Co jeszcze możesz zrobić, aby poprawić swoją efektywność?

Na naszą wydajność składa się wiele czynników, również tych nie związanych bezpośrednio z wykonywaną pracą. Jeśli chcesz być bardziej efektywny:

  • W planowaniu tygodnia nie skupiaj się tylko na pracy – zarezerwuj sobie czas dla rodziny, bliskich i znajomych. Dobrze jest też przeznaczyć 1-2 godziny w tygodniu tylko dla siebie. Może to być czas na lekturę, medytację, czy ulubiony serial.
  • Śpij o stałych porach i nie korzystaj z komputera i telefonu minimum godzinę przed snem. Niebieskie światło emitowane przez ekrany pobudza komórki nerwowe, przez co trudno nam się wyciszyć.
  • Wstawaj odpowiednio wcześnie, aby nie zaczynać dnia w stresie i biegu. Wprowadź poranne rytuały, które łagodnie wprowadzą cię w wymagający dzień. Może to być prysznic, śniadanie z filiżanką ulubionej kawy i obowiązkowa prasówka.
  • Odżywiaj się regularnie i zdrowo.
  • Nie zapominaj o aktywności fizycznej – ćwicz co najmniej 3 razy w tygodniu. Regularne uprawianie sportu poprawia samopoczucie i sprawia, że czujemy się pełni energii i bardziej zmotywowani do działania.